Manajemen Waktu Proyek

Pentingnya penjadwalan proyek.
Banyak proyek teknologi informasi gagal dalam memenuhi proyeksi ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer sering menyatakan bahwa menyampaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar bagi mereka. Para manajer juga menyatakan bahwa jadwal adalah alasan utama terjadinya konflik pada keseluruhan proyek dari siklus hidup proyek menunjukkan hasil penelitian dari penyebab konflik dalam proyek. Pada gambar dibawah ini menunjukkan bahwa, secara keseluruhan, jadwal merupakan penyebab yang paling besar dari konflik yang terjadi pada kehidupan proyek. Ketika pembentukan proyek atau fase konsep, prioritas dan prosedur menyebabkan lebih banyak konflik dari pada jadwal. Ketika fase awal atau fase pengembangan, hanya prioritas yang menyebabkan lebih banyak konflik dari pada jadwal. Ketika fase tengah atau fase implementasi dan fase akhir atau fase penutupan jadwal merupakan penyebab konflik yang dominan.
Mungkin sebagian dari alasan masalah jadwal pada umumnya adalah bahwa waktu diukur secara mudah dan sederhana. Sekali jadwal ditetapkan, setiap orang dapat memperkirakan dengan cepat kinerja jadwal dengan mengurangkan waktu perkiraan semula dengan seberapa lama penyelesaian proyek tersebut. Orang sering membandingkan waktu penyelesaian yang direncanakan dengan kenyataan tanpa mempertimbangkan perubahan dalam poyek. Waktu juga satu variabel yang memiliki fleksibilitas terkecil. Waktu berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi dalam proyek.
Gambar Intensitas konflik dalam siklus hidup proyek.

Manajemen waktu proyek didefinisikan secara sederhana, meliputi proses yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan waktu penyelesaian proyek. Ada 5 proses utama yang termasuk dalam manajemen waktu proyek :
1. Definisi aktifitas meliputi mengidentifikasi aktifitas tertentu yang harus dikerjakan oleh anggota tim dan stakeholder untuk menghasilkan penyampaian poyek. Sebuah aktifitas atau tugas adalah sebuah elemen kerja secara normal ditemukan pada uraian struktur kerja (Work Breakdown Stucture / WBS) yang mempunyai durasi yang diharapkan, kebutuhan dana dan sumber daya.
2. Urutan aktifitas meliputi mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara aktifitas proyek.
3. Memperkirakan durasi aktifitas meliputi memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas individu.
4. Membangun jadwal meliputi menganalisis urutan aktifitas, perkiraan durasi aktifitas, dan kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek.
Kendali jadwal meliputi pengendalian dan mengatur perubahan pada jadwal proyek.

Manajemen waktu proyek dapat ditingkatkan dengan mengerjakan proses-proses ini dengan menggunakan beberapa peralatan dan teknik dasar manajemen proyek. Setiap manajer terbiasa dengan beberapa bentuk penjadwalan, tetapi banyak manajer belum menggunakannya pada manajemen waktu proyek seperti diagram Gantt, diagram jaringan dan analisis jalur kritis.

Business Process Improvement

Definisi dari Business Process Improvement adalah Kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu system yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang jauh lebih baik.

Karakteristik BPI
• Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu proses
• Adanya batasan yang jelas (process scope)
• Adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas
• Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang terdokumentasi
• Memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas
• Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan
• Adanya waktu siklus yang diketahui
• Memiliki perubahan prosedur resmi
• Dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan

Klasifikasi Proses
Proses : sejumlah aktivitas yang saling berkaitan yang membutuhkan input atau masukan dan mentransformasikannya untuk menghasilkan suatu output atau keluaran.

Jenis Proses :
1. Proses produksi : sejumlah proses yang datang melalui kontak fisik dengan hardware (perangkat keras) dan software ( perangkat lunak) yang akan dikirimkan kepada pelanggan eksternal sampai produk tersebut telah dikemas.
2. Proses Bisnis : segala jenis proses pelayanan dan proses-proses yang mendukung proses-proses produksi.

Proses bisnis terdiri dari :
• Proses bisnis inti atau utama : proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pengguna jasa/produk
• Proses bisnis pendukung : proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal yaitu karyawan. Proses ini bersifat mendukung proses bisnis inti atau utama.
• Proses-proses manajemen : proses-proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.
• Proses-proses ‘network’ bisnis : proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pemasok, pemberi pinjaman, investor, pemerintah atau masyarakat.

Manfaat Organisasi Memiliki Proses Bisnis
1. Dapat mengeliminir kesalahan-kesalahan
2. Maksimasi penggunaan asset
3. Minimasi waktu tunggu (delay)
4. Memberikan pemahaman, mudah dalam penggunaannya
5. Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal
6. Mempunyai kemampuan adaptif terhadap perubahan keinginan pelanggan
7. Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif

Proses Bisnis Sebagai Fokus Utama
Keuntungan yang diperoleh bila suatu perusahaan focus pada bisnis proses :
1. Organisasi menjadi lebih focus pada pelanggan
2. Organisasi dapat meramalkan dan mengendalikan perubahan yang terjadi
3. Mampu mengembangkan kemampuan organisasi untuk dapat bersaing dengan memperbaiki sumber daya yang ada
4. Menyediakan suatu sarana dan fasilitas untuk perubahan yang besar dengan tingkat aktifitas yang kompleks
5. Membantu organisasi dalam mengelola hubungan internal lebih efektif
6. Menyediakan cara pandang yang sistematik terhadap aktivitas organisasi
7. Menjaga tetap focus terhadap proses
8. Mencegah timbulnya kesalahan
9. Membantu organisasi dalam menterjemahkan bagaimana input berubah menjadi output
10. Menyediakan organisasi suatu ukuran biaya kualitas yang rendah
11. Mengembangkan suatu system pengukuran yang lengkap pada area bisnis
12. Menggambarkan bagaimana suatu organisasi itu baik dan bagaimana untuk mencapainya.
13. Memberikan suatu langkah perbaikan bagi organisasi untuk menghadapi tantangan masa yang akan dating

Sasaran Perbaikan Proses Bisnis
1. Membuat proses efektif, memperoleh hasil yang diinginkan
2. Membuat proses efisien, meminimasi sumber yang digunakan
3. Membuat proses adaptif, dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan dan system

Manajemen Resiko

A. Resiko Perangkat Lunak
Pada saat risiko dianalisis, penting untuk mengkuantifikasi tingkat ketidakpastian dan tingkat kerugian sehubungan dengan masing-masing risiko. Untuk melakukannya, perhatikan kategori risiko yang berbeda.
Risiko proyek mengancam rencana proyek. Yaitu bila risiko proyek menjadi nyata, ada kemungkinan jadwal proyek akan mengalami slip dan biaya akan menjadi bertambah. Risiko proyek mengidentifikasi hal potensial yang berhubungan dengan pembiayaan, jadwal, personil, sumber-sumber daya, pelanggan dan masalah persyaratan serta pengaruhnya terhadap proyek perangkat lunak.
Risiko teknis mengancam kualitas dan ketepatan waktu perangkat lunak yang akan dihasilkan. Bila risiko teknis menjadi kenyataan, implementasinya menjadi sangat sulit atau tidak mungkin. Risiko teknis mengidentifikasi desain potensial, implementasi, interfacing, verifikasi dan masalah pemeliharaan. Ambiguitas, spesifikasi, ketidakpastian teknik, keusangan teknik dan teknologi yang leading edge juga merupakan faktor risiko. Risiko teknis terjadi karena masalahnya ternyata lebih sulit untuk dipecahkan daripada yang dipikirkan.
Risiko bisnis mengancam visibilitas perangkat lunak yang akan dibangun. Risiko bisnis membahayakan proyek atau produk. Kandidat untuk lima risiko bisnis utama adalah :
1. Pembangunan produk atau sistem yang baik sekali yang sebenarnya tidak pernah diinginkan oleh setiap orang (risiko pasar).
2. Pembangunan sebuah produk yang tidak sesuai lagi dengan keseluruhan strategi bisnis bagi perusahaan (risiko strategi).
3. Pembangunan sebuah produk di mana bagian pemasaran tidak tahu bagaimana harus menjualnya.
4. Kehilangan dukungan manajemen senior sehubungan dengan perubahan pada fokus atau perubahan pada manusia (risiko manajemen).
5. Kehilangan hal-hal yang berhubungan dengan biaya atau komitmen personal (risiko biaya).
Sangat penting untuk dicatat bahwa kategorisasi sederhana tidak akan selalu bekerja. Banyak risiko sangat tidak dapat diramalkan sebelumnya.
Kategorisasi risiko umum lainnya ialah :
1. Risiko yang sudah diketahui adalah risiko yang dapat diungkap setelah dilakukan evaluasi secara hati-hati terhadap rencana proyek, bisnis dan lingkungan teknik di mana proyek sedang dikembangkan dan sumber informasi reliabel lainnya seperti tanggal penyampaian yang tidak realistis, kurangnya persyaratan yang terdokumentasi atau ruang lingkup perangkat lunak, lingkungan pengembangan yang buruk.
2. Risiko yang dapat diramalkan diekstrapolasi dari pengalaman proyek sebelumnya misalnya pergantian staf, komunikasi yang buruk dengan para pelanggan, mengurangi usaha staf bila permintaan pemeliharaan yang sedang berlangsung dilayani.
3. Risiko yang tidak diharapkan dapat benar-benar terjadi, tetapi sangat sulit untuk diidentifikasikan sebelumnya.

B. Identifikasi Resiko
Identifikasi risiko adalah usaha sistematis untuk menentukan ancaman terhadap rencana proyek. Dengan mengiden-tifikasi risiko yang sudah diketahui dan dapat diprediksi, manajer proyek mengambil langkah pertama ke depan untuk menghindari risiko bilamana mungkin, serta menghindarinya setiap saat diperlukan.
Metode untuk mengidentifikasi risiko adalah menciptakan checklist item risiko. Checklist dapat dipergunakan pada identifikasi risiko dan berfokus pada beberapa himpunan bagian risiko yang sudah diketahui dan diprediksi dalam subkategori berikut ini :
1. Ukuran produk – risiko yang sehubungan dengan keseluruhan ukuran perangkat lunak yang akan dibangun atau dimodifikasi.
2. Pengaruh bisnis – risiko yang sehubungan dengan batasan yang dibebankan oleh manajemen atau pasar.
3. Karakteristik pelanggan – risiko yang sehubungan dengan kepintaran pelanggan dan kemampuan pengembang untuk berkomunikasi dengan pelanggan dengan cara yang tepat.
4. Definisi proses – risiko yang sehubungan dengan tingkat di mana proses perangkat lunak telah didefinisikan dan diikuti oleh organisasi pengembangan.
5. Lingkungan pengembangan – risiko yang sehubungan dengan keberadaan dan kualitas peranti yang akan digunakan untuk membangun produk.
6. Teknologi yang akan dibangun – risiko yang sehubungan dengan kompleksitas sistem yang akan dibangun dan kemutakhiran teknologi yang dikemas oleh sistem.
7. Ukuran dan pengalaman staf – risiko yang sehubungan dengan keseluruhan teknik dan pengalaman proyek dari perekayasa perangkat lunak yang akan melakukan tugas tersebut.

C.Analisis Resiko
Selama proses analisis risiko, setiap risiko yang teridentifikasi diperhitungkan secara bergantian dan penilaian mengenai besarnya probabilitas dan keseriusan risiko tersebut. Tidak ada cara yang mudah untuk melakukan hal ini. Analisis ini bergantung pada penilaian dan pengalaman manajer proyek. Hasilnya seharusnya bukan berupa penilaian numerik yang presisi, tetapi didasarkan sekitar sejumlah kisaran :
• Probabilitas risiko bisa dinilai sangat rendah ( < 10 % ), rendah ( 10 – 25 % ), sedang ( 25 – 50 % ), tinggi ( 50 – 75 % ), atau sangat tinggi ( > 75 % ).
• Efek risiko bisa dinilai sebagai katastropik, serius, bisa ditolelir, atau tidak signifikan.
Hasil proses analisis ini harus ditabulasikan dengan tabel yang disusun menurut keseriusan risiko. Pada prakteknya, diperlukan informasi yang rinci mengenai poyek tersebut, proses, tim pengembangan, dan organisasi untuk melakukan penilaian ini. Baik probabilitas maupun penilaian efek risiko bisa berubah dengan tersedianya lebih banyak infomasi mengenai risiko tersebut dan dengan diimplementasikannya rencana manajemen risiko. Dengan demikian tabel ini harus diupdate pada setiap iterasi proses risiko.
Begitu risiko telah dianalisis dan diberi peringkat, harus dilakukan penilaian mengenai yang mana yang paling penting dan hal tersebut harus diperhitungkan pada saat proyek berjalan. Penilaian ini harus bergantung pada kombinasi probabilitas risiko yang muncul dan efeknya. Pada umumnya, semua risiko yang katastropik harus selalu diperhitungkan, sebagaimana semua risiko yang serius yang mempunyai probabilitas lebih dari sedang.

D.Perencanaan Respon Resiko Setelah organisasi mengidentifikasi dan mengkuantifikasi risiko, tugas berikutnya yaitu membangun suatu respon terhadap risiko tersebut. Membangun sebuah respon untuk suatu risiko termasuk mendefinisikan langkah-langkah untuk menambah-kan kesempatan dan membangun rencana untuk menangani risiko atau ancaman pada keberhasilan proyek. Ada 4 strategi respon dasar yaitu pencegahan, penerimaan, pemindahan dan peringanan. Output penting dari proses pembangunan respon risiko termasuk rencana manajemen risiko, rencana-rencana darurat dan rencana cadangan.
Pencegahan risiko termasuk menghilangkan suatu ancaman atau risiko tertentu, biasanya dengan menghilangkan penyebabnya. Tentu saja tidak semua risiko bisa dihilangkan, tetapi kejadian risiko tertentu dapat. Contoh : sebuah tim proyek dapat memutuskan untuk terus menggunakan hardware atau software tertentu pada suatu proyek karena tahu cara kerjanya. Produk-produk yang lain yang dapat digunakan pada proyek yang mungkin tersedia, tetapi jika tim proyek tidak biasa menggunakannya, dapat menyebabkan risiko yang berarti. Dengan menggunakan hardware atau software yang biasa digunakan akan menghilangkan risiko ini.
1. Penerimaan risiko berarti menerima konsekuensi risiko yang seharusnya muncul. Contoh : sebuah tim proyek merencanakan pertemuan untuk peninjauan ulang sebuah proyek besar yang dapat mengambil suatu pendekatan aktif untuk mengambil risiko dengan memiliki ketidaktentuan atau rencana bantuan dan ketidaktentuan cadangan jika mereka tidak bisa mendapatkan persetujuan untuk lokasi tertentu untuk bertemu. Dipihak lain, mereka dapat mengambil pendekatan dan menerima apapun fasilitas yang diberikan oleh organisasi.
2. Pemindahan risiko adalah memindahkan konsekuensi risiko dan tanggung jawab untuk manajemennya pada pihak ketiga. Contoh : pemindahan risiko sering digunakan untuk berhadapan dengan ekspose risiko finansial. Suatu tim proyek boleh membeli asuransi khusus atau jaminan perlindungan untuk hardware tertentu yang dibutuhkan untuk proyek. Jika hardware gagal, perusahaan asuransi akan menggantinya.
3. Peringanan risiko, termasuk mereduksi dampak dari kejadian risiko dengan mereduksi kemungkinan kemunculannya. Contoh : peringanan risiko meliputi penggunaan terknologi yang teruji, mempunyai personil yang berkompetensi pada proyek, menggunakan berbagai analisis dan teknik validasi, dan membeli persetujuan pemeliharaan dari subkontraktor.

E. Pengendalian Resiko
Pemantauan risiko mencakup penilaian secara reguler dari setiap risiko yang teridentifikasi untuk memutuskan apakah probabilitas terjadinya risiko tersebut menjadi lebih besar atau lebih kecil dan apakah efeknya telah berubah. Tentu saja hal ini biasanya tidak dapat dilihat langsung, sehingga harus dilihat faktor lain yang memberi petunjuk mengenai probabilitas risiko dan efeknya.
Pemantauan risiko harus merupakan proses yang berkesinambungan dan pada setiap peninjauan kemajuan manajemen, setiap risiko kunci harus dipikirkan secara terpisah dan dibahas dalam rapat.

Keamanan Sistem Informasi

A.Pengertian
Jika kita berbicara tentang keamanan sistem informasi, selalu kata kunci yang dirujuk adalah pencegahan dari kemungkinan adanya virus, hacker, cracker dan lain-lain. Padahal berbicara masalah keamanan sistem informasi maka kita akan berbicara kepada kemungkinan adanya resiko yang muncul atas sistem tersebut (lihat tulisan strategi pendekatan manajemen resiko dalam pengembangan sistem informasi). Sehingga pembicaraan tentang keamanan sistem tersebut maka kita akan berbicara 2 masalah utama yaitu :
Threats (Ancaman) atas sistem dan
Vulnerability (Kelemahan) atas sistem

Masalah tersebut pada gilirannya berdampak kepada 6 hal yang utama dalam sistem informasi yaitu :
Efektifitas
Efisiensi
Kerahaasiaan
Integritas
Keberadaan (availability)
Kepatuhan (compliance)
Keandalan (reliability)

Untuk menjamin hal tersebut maka keamanan sistem informasi baru dapat terkriteriakan dengan baik. Adapun kriteria yag perlu di perhatikan dalam masalah keamanan sistem informasi membutuhkan 10 domain keamanan yang perlu di perhatikan yaitu :
Akses kontrol sistem yang digunakan
Telekomunikasi dan jaringan yang dipakai
Manajemen praktis yang di pakai
Pengembangan sistem aplikasi yang digunakan
Cryptographs yang diterapkan
Arsitektur dari sistem informasi yang diterapkan
Pengoperasian yang ada
Busineess Continuity Plan (BCP) dan Disaster Recovery Plan (DRP)
Kebutuhan Hukum, bentuk investigasi dan kode etik yang diterapkan
Tata letak fisik dari sistem yang ada
Dari domain tersebutlah isu keamanan sistem informasi dapat kita klasifikasikan berdasarkan ancaman dan kelemahan sistem yang dimiliki.


B. ANCAMAN (Threats)
Ancaman adalah aksi yang terjadi baik dari dalam sistem maupun dari luar sistem yang dapat mengganggu keseimbangan sistem informasi. Ancaman yang mungkin timbul dari kegiatan pengolahan informasi berasal dari 3 hal utama, yaitu :
Ancaman Alam
Ancaman Manusia
Ancaman Lingkungan

Ancaman Alam
Yang termasuk dalam kategori ancaman alam terdiri atas :
Ancaman air, seperti : Banjir, Stunami, Intrusi air laut, kelembaban tinggi, badai, pencairan salju
Ancaman Tanah, seperti : Longsor, Gempa bumi, gunung meletus
Ancaman Alam lain, seperti : Kebakaran hutan, Petir, tornado, angin ribut

Ancaman Manusia
Yang dapat dikategorikan sebagai ancaman manusia, diantaranya adalah :
Malicious code Virus, Logic bombs, Trojan horse, Worm, active contents, Countermeasures Social engineering
Hacking, cracking, akses ke sistem oleh orang yang tidak berhak, DDOS, backdoor Kriminal
Pencurian, penipuan, penyuapan, pengkopian tanpa ijin, perusakan Teroris
Peledakan, Surat kaleng, perang informasi, perusakan

Ancaman Lingkungan
Yang dapat dikategorikan sebagai ancaman lingkungan seperti :
Penurunan tegangan listrik atau kenaikan tegangan listrik secara tiba-tiba dan dalam jangka waktu yang cukup lama Polusi
Efek bahan kimia seperti semprotan obat pembunuh serangga, semprotan anti api, dll
Kebocoran seperti A/C, atap bocor saat hujan

Besar kecilnya suatu ancaman dari sumber ancaman yang teridentifikasi atau belum teridentifikasi dengan jelas tersebut, perlu di klasifikasikan secara matriks ancaman sehingga kemungkinan yang timbul dari ancaman tersebut dapat di minimalisir dengan pasti. Setiap ancaman tersebut memiliki probabilitas serangan yang beragam baik dapat terprediksi maupun tidak dapat terprediksikan seperti terjadinya gempa bumi yang mengakibatkan sistem informasi mengalami mall function.


C. KELEMAHAN (Vurnerability)
Adalah cacat atau kelemahan dari suatu sistem yang mungkin timbul pada saat mendesain, menetapkan prosedur, mengimplementasikan maupun kelemahan atas sistem kontrol yang ada sehingga memicu tindakan pelanggaran oleh pelaku yang mencoba menyusup terhadap sistem tersebut. Cacat sistem bisa terjadi pada prosedur, peralatan, maupun perangkat lunak yang dimiliki, contoh yang mungkin terjadi seperti : Seting firewall yang membuka telnet sehingga dapat diakses dari luar, atau Seting VPN yang tidak di ikuti oleh penerapan kerberos atau NAT.
Suatu pendekatan keamanan sistem informasi minimal menggunakan 3 pendekatan, yaitu :
1. Pendekatan preventif yang bersifat mencegah dari kemungkinan terjadikan ancaman dan kelemahan
2. Pendekatan detective yang bersifat mendeteksi dari adanya penyusupan dan proses yang mengubah sistem dari keadaan normal menjadi keadaan abnormal
3. Pendekatan Corrective yang bersifat mengkoreksi keadaan sistem yang sudah tidak seimbang untuk dikembalikan dalam keadaan normal

Tindakan tersebutlah menjadikan bahwa keamanan sistem informasi tidak dilihat hanya dari kaca mata timbulnya serangan dari virus, mallware, spy ware dan masalah lain, akan tetapi dilihat dari berbagai segi sesuai dengan domain keamanan sistem itu sendiri.

Desain Sistem

Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:
1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.
2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.
3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.
4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.
5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.
6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain:
1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
3. Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities). Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb: a. Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)
b. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
c. Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan.
d. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan.
e. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
f. Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan diperoleh.
g. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
h. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim
i. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
j. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.
5. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:
a. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.
b. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.
c. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan merawat sistem.
d. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Sedangkan format dari proposal desain ini sangat berfariasi akan tetapi mengandung hal- hal di atas.
Prinsip Dasar Desain
Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:
1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

Menilai Sistem

Berikut beberapa metric yang dapat digunakan untuk menilai suatu sistem;

Output yang tepat yang dihasilkan dari input yang tepat (Correct output given correct input)
• Output yang lengkap yang dihailkan dari input yang tepat (Complete output given correct)
• Output yang konsisten dari input yang sama (Consistent output given the same input again)
• Dapat diandalkan dan tidak sering crash karena bugs (Reliable so that it does not crash (often due to bugs)
• Mudah digunakan dan user-friendly (Usable for people and preferably user-friendly)
• Mudah pemeliharaannya (Maintainable)
• Dapat ditingkatkan (Enhanceable)
• Telah divalidasi memenuhi kebutuhan dan permintaan user (Validated to prove it satifies the user’s needs and requests)
• Telah diuji ketepatan dan kelengkapannya (Tested to prove correctnes and completeness)
• Murah (Cost-effective)
• Koding yang dapat digunakan kembali untuk aplikasi lain (Reuseable code for other applications)
• Portable to other hardware/software environments
• Dapat berinteraksi dengan software lain (Interfaceable with other software)
• Koding yang mudah dimengerti (Understandable code)
• Ketepatan (Accurate)
• Presisi (Precise)
• Knowledge base yang terverifikasi (Verified knowledge-base)
• Fasilitan penjelasan (Explanation facility)

Analisis Sistem

Segala pembuatan sebuah sistem biasanya kita mengawali dengan menganalisis sistem tesebut, baik sistem yang akan baru dibuat maupun sistem yang akan dikembangkan atau sudah ada sebelumnya.
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
1. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
2. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.
3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

Batasan Analisis Sistem:
Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:
1. Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau
2. Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada?

Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
1. Informasi apakah yang dibutuhkan?
2. Oleh siapa?
3. Kapan?
4. Dimana?
5. Dalam bentuk apa?
6. Bagaimana cara memperolehnya?
7. Dari mana asalnya?
8. Bagaimana cara mengumpulkannya?

Proposal mengadakan analisis sistem ; Berisi:
1. Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis
2. Definisi batasan analisis yang akan dilakukan
3. Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis
4. Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh
5. Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis
6. Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis
7. Jadwal tentatif analisis

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:
1. Sistem yang ada
2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi ada
3. Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem

Kerangka Analisis:
1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.
2. Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.
3. Analisis terhadap input dan output.
Dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation, sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision table and matric

Laporan hasil analisis:
Laporan hasil analisis harus berisi:
1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis
2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah
5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis
6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal
7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya

Waterfall Model

Waterwall Model, yang sering disebut juga classic life cycle, adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software (Proboyekti, 2006).
Model ini menyampaikan suatu pendekatan yang berurutan untuk pengembangan perangkat lunak. Pengembangan dimulai dari spesifikasi kebutuhan dan berlanjut dengan perencanaan, pemodelan, konstruksi, dan penyerahan.

Langkah-langkah dalam waterfall sebagi berikut :
a. Spesifikasi Kebutuhan user (Requirment User)
Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.
b. Software Design
Desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap.
c. Construction Coding (pengkodean)
Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.
d. Integrasi (integration)
Penyatuan unit-unit program secara keseluruhan.
e. Testing
Setalah penyatuan program secara keseluruhan maka dilakukan pengujian (system testing).
Beberapa macam bentuk testing :
Data set testing
Unit testing
Sistem testing
Integrasi testing
Blackbox testing
Whitebox testing
Modul testing
Regresi testing
Otomasi testing
f. Implementasi
Mengoperasikan program dilingkungannya oleh pengguna/user
g. Pemeliharaan (Maintenance)
Melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.

Model ini juga mencerminkan kepraktisan engineering karena ketika sudah berada diakhir fase jika terjadi kesalahan akan lebih mudah diperbaiki. Namun kelemahan metode ini adalah ketika suatu fase sudah terlewati dan ada perubahan kebutuhan sesuai keinginan pemakai/user terkadang model ini sulit untuk diakomodasi. Dampaknya akan menyebabkan kebingungan bagi tim pembuat. Sehingga keadaan ‘block state’ atau status terblok akan terjadi. Block state bisa terjadi ketika beberapa anggota tim harus menunggu anggota lain team ini untuk menyelesaikan tugas yang ada kaitannya. Akibatnya, waktu yang diperlukan untuk menunggu bisa melebihi waktu produktif yang diperlukan untuk mengerjakan tugasnya.
Secara umum masalah-masalah yang sering terjadi dalam model ini adalah :
Perubahan sulit dilakukan karena sifatnya yang kaku.
Karena sifat kakunya, model ini cocok ketika kebutuhan dikumpulkan secara lengkap sehingga perubahan bisa ditekan sekecil mungkin. Tapi pada kenyataannya jarang sekali konsumen/pengguna yang bisa memberikan kebutuhan secara lengkap, perubahan kebutuhan adalah sesuatu yang wajar terjadi.
Waterfall pada umumnya digunakan untuk rekayasa sistem yang besar dimana Proyek dikerjakan di beberapa tempat berbeda, dan dibagi menjadi beberapa bagian sub-Proyek

Klasifikasi dan Karakteristik Sistem

Karakteristik Sistem
• Memiliki komponen ;
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
• Batas sistem (boundary) ;
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
• Lingkungan luar sistem (environment) ;
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
• Penghubung sistem (interface) ;
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
• Masukan sistem (input) ;
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
• Keluaran sistem (Output) ;
Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
• Pengolah sistem (Process) ;
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
• Sasaran sistem ;
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Klasifikasi Sistem
• Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)
Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)
• Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.
Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.
Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human- machine system (contoh ; sistem informasi)
• Sistem Tertentu (deterministic system) ;
beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)
Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
• Sistem tertutup (close system) ;
sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Sistem terbuka (open system) ;
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berineraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu ;
▪ Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape).
▪ Perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi).
▪ Personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).
▪ Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).
▪ Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :
♦ On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.
♦ Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
♦ Decision support system + strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
♦ Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG

Gambaran Umum Sistem Informasi

Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.
Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner. Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.
Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.
Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).
Kualitas Informasi ;
tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
• Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.
• Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
• Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Definisi Sistem Informasi:
Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
Atau
Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.