Manajemen Waktu Proyek

Pentingnya penjadwalan proyek.
Banyak proyek teknologi informasi gagal dalam memenuhi proyeksi ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer sering menyatakan bahwa menyampaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar bagi mereka. Para manajer juga menyatakan bahwa jadwal adalah alasan utama terjadinya konflik pada keseluruhan proyek dari siklus hidup proyek menunjukkan hasil penelitian dari penyebab konflik dalam proyek. Pada gambar dibawah ini menunjukkan bahwa, secara keseluruhan, jadwal merupakan penyebab yang paling besar dari konflik yang terjadi pada kehidupan proyek. Ketika pembentukan proyek atau fase konsep, prioritas dan prosedur menyebabkan lebih banyak konflik dari pada jadwal. Ketika fase awal atau fase pengembangan, hanya prioritas yang menyebabkan lebih banyak konflik dari pada jadwal. Ketika fase tengah atau fase implementasi dan fase akhir atau fase penutupan jadwal merupakan penyebab konflik yang dominan.
Mungkin sebagian dari alasan masalah jadwal pada umumnya adalah bahwa waktu diukur secara mudah dan sederhana. Sekali jadwal ditetapkan, setiap orang dapat memperkirakan dengan cepat kinerja jadwal dengan mengurangkan waktu perkiraan semula dengan seberapa lama penyelesaian proyek tersebut. Orang sering membandingkan waktu penyelesaian yang direncanakan dengan kenyataan tanpa mempertimbangkan perubahan dalam poyek. Waktu juga satu variabel yang memiliki fleksibilitas terkecil. Waktu berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi dalam proyek.
Gambar Intensitas konflik dalam siklus hidup proyek.

Manajemen waktu proyek didefinisikan secara sederhana, meliputi proses yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan waktu penyelesaian proyek. Ada 5 proses utama yang termasuk dalam manajemen waktu proyek :
1. Definisi aktifitas meliputi mengidentifikasi aktifitas tertentu yang harus dikerjakan oleh anggota tim dan stakeholder untuk menghasilkan penyampaian poyek. Sebuah aktifitas atau tugas adalah sebuah elemen kerja secara normal ditemukan pada uraian struktur kerja (Work Breakdown Stucture / WBS) yang mempunyai durasi yang diharapkan, kebutuhan dana dan sumber daya.
2. Urutan aktifitas meliputi mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara aktifitas proyek.
3. Memperkirakan durasi aktifitas meliputi memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas individu.
4. Membangun jadwal meliputi menganalisis urutan aktifitas, perkiraan durasi aktifitas, dan kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek.
Kendali jadwal meliputi pengendalian dan mengatur perubahan pada jadwal proyek.

Manajemen waktu proyek dapat ditingkatkan dengan mengerjakan proses-proses ini dengan menggunakan beberapa peralatan dan teknik dasar manajemen proyek. Setiap manajer terbiasa dengan beberapa bentuk penjadwalan, tetapi banyak manajer belum menggunakannya pada manajemen waktu proyek seperti diagram Gantt, diagram jaringan dan analisis jalur kritis.

Business Process Improvement

Definisi dari Business Process Improvement adalah Kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu system yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang jauh lebih baik.

Karakteristik BPI
• Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu proses
• Adanya batasan yang jelas (process scope)
• Adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas
• Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang terdokumentasi
• Memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas
• Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan
• Adanya waktu siklus yang diketahui
• Memiliki perubahan prosedur resmi
• Dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan

Klasifikasi Proses
Proses : sejumlah aktivitas yang saling berkaitan yang membutuhkan input atau masukan dan mentransformasikannya untuk menghasilkan suatu output atau keluaran.

Jenis Proses :
1. Proses produksi : sejumlah proses yang datang melalui kontak fisik dengan hardware (perangkat keras) dan software ( perangkat lunak) yang akan dikirimkan kepada pelanggan eksternal sampai produk tersebut telah dikemas.
2. Proses Bisnis : segala jenis proses pelayanan dan proses-proses yang mendukung proses-proses produksi.

Proses bisnis terdiri dari :
• Proses bisnis inti atau utama : proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pengguna jasa/produk
• Proses bisnis pendukung : proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal yaitu karyawan. Proses ini bersifat mendukung proses bisnis inti atau utama.
• Proses-proses manajemen : proses-proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.
• Proses-proses ‘network’ bisnis : proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pemasok, pemberi pinjaman, investor, pemerintah atau masyarakat.

Manfaat Organisasi Memiliki Proses Bisnis
1. Dapat mengeliminir kesalahan-kesalahan
2. Maksimasi penggunaan asset
3. Minimasi waktu tunggu (delay)
4. Memberikan pemahaman, mudah dalam penggunaannya
5. Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal
6. Mempunyai kemampuan adaptif terhadap perubahan keinginan pelanggan
7. Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif

Proses Bisnis Sebagai Fokus Utama
Keuntungan yang diperoleh bila suatu perusahaan focus pada bisnis proses :
1. Organisasi menjadi lebih focus pada pelanggan
2. Organisasi dapat meramalkan dan mengendalikan perubahan yang terjadi
3. Mampu mengembangkan kemampuan organisasi untuk dapat bersaing dengan memperbaiki sumber daya yang ada
4. Menyediakan suatu sarana dan fasilitas untuk perubahan yang besar dengan tingkat aktifitas yang kompleks
5. Membantu organisasi dalam mengelola hubungan internal lebih efektif
6. Menyediakan cara pandang yang sistematik terhadap aktivitas organisasi
7. Menjaga tetap focus terhadap proses
8. Mencegah timbulnya kesalahan
9. Membantu organisasi dalam menterjemahkan bagaimana input berubah menjadi output
10. Menyediakan organisasi suatu ukuran biaya kualitas yang rendah
11. Mengembangkan suatu system pengukuran yang lengkap pada area bisnis
12. Menggambarkan bagaimana suatu organisasi itu baik dan bagaimana untuk mencapainya.
13. Memberikan suatu langkah perbaikan bagi organisasi untuk menghadapi tantangan masa yang akan dating

Sasaran Perbaikan Proses Bisnis
1. Membuat proses efektif, memperoleh hasil yang diinginkan
2. Membuat proses efisien, meminimasi sumber yang digunakan
3. Membuat proses adaptif, dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan dan system

Manajemen Resiko

A. Resiko Perangkat Lunak
Pada saat risiko dianalisis, penting untuk mengkuantifikasi tingkat ketidakpastian dan tingkat kerugian sehubungan dengan masing-masing risiko. Untuk melakukannya, perhatikan kategori risiko yang berbeda.
Risiko proyek mengancam rencana proyek. Yaitu bila risiko proyek menjadi nyata, ada kemungkinan jadwal proyek akan mengalami slip dan biaya akan menjadi bertambah. Risiko proyek mengidentifikasi hal potensial yang berhubungan dengan pembiayaan, jadwal, personil, sumber-sumber daya, pelanggan dan masalah persyaratan serta pengaruhnya terhadap proyek perangkat lunak.
Risiko teknis mengancam kualitas dan ketepatan waktu perangkat lunak yang akan dihasilkan. Bila risiko teknis menjadi kenyataan, implementasinya menjadi sangat sulit atau tidak mungkin. Risiko teknis mengidentifikasi desain potensial, implementasi, interfacing, verifikasi dan masalah pemeliharaan. Ambiguitas, spesifikasi, ketidakpastian teknik, keusangan teknik dan teknologi yang leading edge juga merupakan faktor risiko. Risiko teknis terjadi karena masalahnya ternyata lebih sulit untuk dipecahkan daripada yang dipikirkan.
Risiko bisnis mengancam visibilitas perangkat lunak yang akan dibangun. Risiko bisnis membahayakan proyek atau produk. Kandidat untuk lima risiko bisnis utama adalah :
1. Pembangunan produk atau sistem yang baik sekali yang sebenarnya tidak pernah diinginkan oleh setiap orang (risiko pasar).
2. Pembangunan sebuah produk yang tidak sesuai lagi dengan keseluruhan strategi bisnis bagi perusahaan (risiko strategi).
3. Pembangunan sebuah produk di mana bagian pemasaran tidak tahu bagaimana harus menjualnya.
4. Kehilangan dukungan manajemen senior sehubungan dengan perubahan pada fokus atau perubahan pada manusia (risiko manajemen).
5. Kehilangan hal-hal yang berhubungan dengan biaya atau komitmen personal (risiko biaya).
Sangat penting untuk dicatat bahwa kategorisasi sederhana tidak akan selalu bekerja. Banyak risiko sangat tidak dapat diramalkan sebelumnya.
Kategorisasi risiko umum lainnya ialah :
1. Risiko yang sudah diketahui adalah risiko yang dapat diungkap setelah dilakukan evaluasi secara hati-hati terhadap rencana proyek, bisnis dan lingkungan teknik di mana proyek sedang dikembangkan dan sumber informasi reliabel lainnya seperti tanggal penyampaian yang tidak realistis, kurangnya persyaratan yang terdokumentasi atau ruang lingkup perangkat lunak, lingkungan pengembangan yang buruk.
2. Risiko yang dapat diramalkan diekstrapolasi dari pengalaman proyek sebelumnya misalnya pergantian staf, komunikasi yang buruk dengan para pelanggan, mengurangi usaha staf bila permintaan pemeliharaan yang sedang berlangsung dilayani.
3. Risiko yang tidak diharapkan dapat benar-benar terjadi, tetapi sangat sulit untuk diidentifikasikan sebelumnya.

B. Identifikasi Resiko
Identifikasi risiko adalah usaha sistematis untuk menentukan ancaman terhadap rencana proyek. Dengan mengiden-tifikasi risiko yang sudah diketahui dan dapat diprediksi, manajer proyek mengambil langkah pertama ke depan untuk menghindari risiko bilamana mungkin, serta menghindarinya setiap saat diperlukan.
Metode untuk mengidentifikasi risiko adalah menciptakan checklist item risiko. Checklist dapat dipergunakan pada identifikasi risiko dan berfokus pada beberapa himpunan bagian risiko yang sudah diketahui dan diprediksi dalam subkategori berikut ini :
1. Ukuran produk – risiko yang sehubungan dengan keseluruhan ukuran perangkat lunak yang akan dibangun atau dimodifikasi.
2. Pengaruh bisnis – risiko yang sehubungan dengan batasan yang dibebankan oleh manajemen atau pasar.
3. Karakteristik pelanggan – risiko yang sehubungan dengan kepintaran pelanggan dan kemampuan pengembang untuk berkomunikasi dengan pelanggan dengan cara yang tepat.
4. Definisi proses – risiko yang sehubungan dengan tingkat di mana proses perangkat lunak telah didefinisikan dan diikuti oleh organisasi pengembangan.
5. Lingkungan pengembangan – risiko yang sehubungan dengan keberadaan dan kualitas peranti yang akan digunakan untuk membangun produk.
6. Teknologi yang akan dibangun – risiko yang sehubungan dengan kompleksitas sistem yang akan dibangun dan kemutakhiran teknologi yang dikemas oleh sistem.
7. Ukuran dan pengalaman staf – risiko yang sehubungan dengan keseluruhan teknik dan pengalaman proyek dari perekayasa perangkat lunak yang akan melakukan tugas tersebut.

C.Analisis Resiko
Selama proses analisis risiko, setiap risiko yang teridentifikasi diperhitungkan secara bergantian dan penilaian mengenai besarnya probabilitas dan keseriusan risiko tersebut. Tidak ada cara yang mudah untuk melakukan hal ini. Analisis ini bergantung pada penilaian dan pengalaman manajer proyek. Hasilnya seharusnya bukan berupa penilaian numerik yang presisi, tetapi didasarkan sekitar sejumlah kisaran :
• Probabilitas risiko bisa dinilai sangat rendah ( < 10 % ), rendah ( 10 – 25 % ), sedang ( 25 – 50 % ), tinggi ( 50 – 75 % ), atau sangat tinggi ( > 75 % ).
• Efek risiko bisa dinilai sebagai katastropik, serius, bisa ditolelir, atau tidak signifikan.
Hasil proses analisis ini harus ditabulasikan dengan tabel yang disusun menurut keseriusan risiko. Pada prakteknya, diperlukan informasi yang rinci mengenai poyek tersebut, proses, tim pengembangan, dan organisasi untuk melakukan penilaian ini. Baik probabilitas maupun penilaian efek risiko bisa berubah dengan tersedianya lebih banyak infomasi mengenai risiko tersebut dan dengan diimplementasikannya rencana manajemen risiko. Dengan demikian tabel ini harus diupdate pada setiap iterasi proses risiko.
Begitu risiko telah dianalisis dan diberi peringkat, harus dilakukan penilaian mengenai yang mana yang paling penting dan hal tersebut harus diperhitungkan pada saat proyek berjalan. Penilaian ini harus bergantung pada kombinasi probabilitas risiko yang muncul dan efeknya. Pada umumnya, semua risiko yang katastropik harus selalu diperhitungkan, sebagaimana semua risiko yang serius yang mempunyai probabilitas lebih dari sedang.

D.Perencanaan Respon Resiko Setelah organisasi mengidentifikasi dan mengkuantifikasi risiko, tugas berikutnya yaitu membangun suatu respon terhadap risiko tersebut. Membangun sebuah respon untuk suatu risiko termasuk mendefinisikan langkah-langkah untuk menambah-kan kesempatan dan membangun rencana untuk menangani risiko atau ancaman pada keberhasilan proyek. Ada 4 strategi respon dasar yaitu pencegahan, penerimaan, pemindahan dan peringanan. Output penting dari proses pembangunan respon risiko termasuk rencana manajemen risiko, rencana-rencana darurat dan rencana cadangan.
Pencegahan risiko termasuk menghilangkan suatu ancaman atau risiko tertentu, biasanya dengan menghilangkan penyebabnya. Tentu saja tidak semua risiko bisa dihilangkan, tetapi kejadian risiko tertentu dapat. Contoh : sebuah tim proyek dapat memutuskan untuk terus menggunakan hardware atau software tertentu pada suatu proyek karena tahu cara kerjanya. Produk-produk yang lain yang dapat digunakan pada proyek yang mungkin tersedia, tetapi jika tim proyek tidak biasa menggunakannya, dapat menyebabkan risiko yang berarti. Dengan menggunakan hardware atau software yang biasa digunakan akan menghilangkan risiko ini.
1. Penerimaan risiko berarti menerima konsekuensi risiko yang seharusnya muncul. Contoh : sebuah tim proyek merencanakan pertemuan untuk peninjauan ulang sebuah proyek besar yang dapat mengambil suatu pendekatan aktif untuk mengambil risiko dengan memiliki ketidaktentuan atau rencana bantuan dan ketidaktentuan cadangan jika mereka tidak bisa mendapatkan persetujuan untuk lokasi tertentu untuk bertemu. Dipihak lain, mereka dapat mengambil pendekatan dan menerima apapun fasilitas yang diberikan oleh organisasi.
2. Pemindahan risiko adalah memindahkan konsekuensi risiko dan tanggung jawab untuk manajemennya pada pihak ketiga. Contoh : pemindahan risiko sering digunakan untuk berhadapan dengan ekspose risiko finansial. Suatu tim proyek boleh membeli asuransi khusus atau jaminan perlindungan untuk hardware tertentu yang dibutuhkan untuk proyek. Jika hardware gagal, perusahaan asuransi akan menggantinya.
3. Peringanan risiko, termasuk mereduksi dampak dari kejadian risiko dengan mereduksi kemungkinan kemunculannya. Contoh : peringanan risiko meliputi penggunaan terknologi yang teruji, mempunyai personil yang berkompetensi pada proyek, menggunakan berbagai analisis dan teknik validasi, dan membeli persetujuan pemeliharaan dari subkontraktor.

E. Pengendalian Resiko
Pemantauan risiko mencakup penilaian secara reguler dari setiap risiko yang teridentifikasi untuk memutuskan apakah probabilitas terjadinya risiko tersebut menjadi lebih besar atau lebih kecil dan apakah efeknya telah berubah. Tentu saja hal ini biasanya tidak dapat dilihat langsung, sehingga harus dilihat faktor lain yang memberi petunjuk mengenai probabilitas risiko dan efeknya.
Pemantauan risiko harus merupakan proses yang berkesinambungan dan pada setiap peninjauan kemajuan manajemen, setiap risiko kunci harus dipikirkan secara terpisah dan dibahas dalam rapat.