Business Process Improvement

Definisi dari Business Process Improvement adalah Kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu system yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang jauh lebih baik.

Karakteristik BPI
• Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu proses
• Adanya batasan yang jelas (process scope)
• Adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas
• Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang terdokumentasi
• Memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas
• Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan
• Adanya waktu siklus yang diketahui
• Memiliki perubahan prosedur resmi
• Dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan

Klasifikasi Proses
Proses : sejumlah aktivitas yang saling berkaitan yang membutuhkan input atau masukan dan mentransformasikannya untuk menghasilkan suatu output atau keluaran.

Jenis Proses :
1. Proses produksi : sejumlah proses yang datang melalui kontak fisik dengan hardware (perangkat keras) dan software ( perangkat lunak) yang akan dikirimkan kepada pelanggan eksternal sampai produk tersebut telah dikemas.
2. Proses Bisnis : segala jenis proses pelayanan dan proses-proses yang mendukung proses-proses produksi.

Proses bisnis terdiri dari :
• Proses bisnis inti atau utama : proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pengguna jasa/produk
• Proses bisnis pendukung : proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal yaitu karyawan. Proses ini bersifat mendukung proses bisnis inti atau utama.
• Proses-proses manajemen : proses-proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.
• Proses-proses ‘network’ bisnis : proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pemasok, pemberi pinjaman, investor, pemerintah atau masyarakat.

Manfaat Organisasi Memiliki Proses Bisnis
1. Dapat mengeliminir kesalahan-kesalahan
2. Maksimasi penggunaan asset
3. Minimasi waktu tunggu (delay)
4. Memberikan pemahaman, mudah dalam penggunaannya
5. Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal
6. Mempunyai kemampuan adaptif terhadap perubahan keinginan pelanggan
7. Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif

Proses Bisnis Sebagai Fokus Utama
Keuntungan yang diperoleh bila suatu perusahaan focus pada bisnis proses :
1. Organisasi menjadi lebih focus pada pelanggan
2. Organisasi dapat meramalkan dan mengendalikan perubahan yang terjadi
3. Mampu mengembangkan kemampuan organisasi untuk dapat bersaing dengan memperbaiki sumber daya yang ada
4. Menyediakan suatu sarana dan fasilitas untuk perubahan yang besar dengan tingkat aktifitas yang kompleks
5. Membantu organisasi dalam mengelola hubungan internal lebih efektif
6. Menyediakan cara pandang yang sistematik terhadap aktivitas organisasi
7. Menjaga tetap focus terhadap proses
8. Mencegah timbulnya kesalahan
9. Membantu organisasi dalam menterjemahkan bagaimana input berubah menjadi output
10. Menyediakan organisasi suatu ukuran biaya kualitas yang rendah
11. Mengembangkan suatu system pengukuran yang lengkap pada area bisnis
12. Menggambarkan bagaimana suatu organisasi itu baik dan bagaimana untuk mencapainya.
13. Memberikan suatu langkah perbaikan bagi organisasi untuk menghadapi tantangan masa yang akan dating

Sasaran Perbaikan Proses Bisnis
1. Membuat proses efektif, memperoleh hasil yang diinginkan
2. Membuat proses efisien, meminimasi sumber yang digunakan
3. Membuat proses adaptif, dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan dan system