Manajemen Waktu Proyek

Pentingnya penjadwalan proyek.
Banyak proyek teknologi informasi gagal dalam memenuhi proyeksi ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer sering menyatakan bahwa menyampaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar bagi mereka. Para manajer juga menyatakan bahwa jadwal adalah alasan utama terjadinya konflik pada keseluruhan proyek dari siklus hidup proyek menunjukkan hasil penelitian dari penyebab konflik dalam proyek. Pada gambar dibawah ini menunjukkan bahwa, secara keseluruhan, jadwal merupakan penyebab yang paling besar dari konflik yang terjadi pada kehidupan proyek. Ketika pembentukan proyek atau fase konsep, prioritas dan prosedur menyebabkan lebih banyak konflik dari pada jadwal. Ketika fase awal atau fase pengembangan, hanya prioritas yang menyebabkan lebih banyak konflik dari pada jadwal. Ketika fase tengah atau fase implementasi dan fase akhir atau fase penutupan jadwal merupakan penyebab konflik yang dominan.
Mungkin sebagian dari alasan masalah jadwal pada umumnya adalah bahwa waktu diukur secara mudah dan sederhana. Sekali jadwal ditetapkan, setiap orang dapat memperkirakan dengan cepat kinerja jadwal dengan mengurangkan waktu perkiraan semula dengan seberapa lama penyelesaian proyek tersebut. Orang sering membandingkan waktu penyelesaian yang direncanakan dengan kenyataan tanpa mempertimbangkan perubahan dalam poyek. Waktu juga satu variabel yang memiliki fleksibilitas terkecil. Waktu berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi dalam proyek.
Gambar Intensitas konflik dalam siklus hidup proyek.

Manajemen waktu proyek didefinisikan secara sederhana, meliputi proses yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan waktu penyelesaian proyek. Ada 5 proses utama yang termasuk dalam manajemen waktu proyek :
1. Definisi aktifitas meliputi mengidentifikasi aktifitas tertentu yang harus dikerjakan oleh anggota tim dan stakeholder untuk menghasilkan penyampaian poyek. Sebuah aktifitas atau tugas adalah sebuah elemen kerja secara normal ditemukan pada uraian struktur kerja (Work Breakdown Stucture / WBS) yang mempunyai durasi yang diharapkan, kebutuhan dana dan sumber daya.
2. Urutan aktifitas meliputi mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara aktifitas proyek.
3. Memperkirakan durasi aktifitas meliputi memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas individu.
4. Membangun jadwal meliputi menganalisis urutan aktifitas, perkiraan durasi aktifitas, dan kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek.
Kendali jadwal meliputi pengendalian dan mengatur perubahan pada jadwal proyek.

Manajemen waktu proyek dapat ditingkatkan dengan mengerjakan proses-proses ini dengan menggunakan beberapa peralatan dan teknik dasar manajemen proyek. Setiap manajer terbiasa dengan beberapa bentuk penjadwalan, tetapi banyak manajer belum menggunakannya pada manajemen waktu proyek seperti diagram Gantt, diagram jaringan dan analisis jalur kritis.